L’ère du numérique touche de nombreux domaines, et le monde professionnel n’y a pas coupé, bien au contraire. À l’heure actuelle, la volonté d’être toujours plus performant, plus rentable ou plus efficace a évidemment susciter certains changements dans les habitudes de nombreuses entreprises. L’automatisation est l’une des solutions utilisées pour gagner en efficacité. Et pour cela, des centaines de milliers d’outils répondent à ce besoin.
Mais pour autant, est-ce que l’utilisation d’outils numériques est-elle vraiment bénéfique dans le monde professionnel ?
Les enjeux des outils numériques
Comme on a pu le voir précédemment, les outils numériques représentent des enjeux importants dans le monde professionnel. Ils ne sont pas identiques puisque chaque entreprise a des besoins différentes. Dans le cas d’une grande entreprise, le fait de gagner du temps, faciliter la communication en interne ou mesurer ses résultats sont des exemples parmi tant d’autres. Mais finalement, l’enjeu principal reste d’améliorer le fonctionnement d’une entreprise afin de remplir divers objectifs.
Aujourd’hui, comme tout doit être de plus en plus rapide, mais également de plus en plus efficace, les outils numériques sont devenus une nécessité pour rester dans la course et éviter à tout prix de se laisser dépasser par la technologie, mais surtout par ses concurrents.
Quelques exemples
Les outils numériques peuvent prendre différentes formes. On peut retrouver des applications, des sites web, des extensions, des logiciels, des réseaux sociaux… Chaque outil possède généralement une utilité bien précise, répondant à un ou plusieurs besoins.
Il existe les outils de base, indispensables dans la gestion de toute entreprise. On peut y retrouver le calendrier, la boîte mail, les notes, une liste de choses à faire, un site web, des réseaux sociaux…
Mais on peut également retrouver des outils plus précis afin d’analyser des statistiques, optimiser son temps, gérer des tableaux, communiquer en groupe via une plateforme…
Il n’est pas possible de tout citer dans cet article, car il en existe une très grande quantité. Cependant on peut voir quelques exemples concrets afin de mieux comprendre de quoi il s’agit :
Cette application est très pratique lorsqu’on souhaite communiquer en groupe, sans forcément écrire des mails ou utiliser le téléphone. Via Slack, il est possible de créer plusieurs channels avec différents membres, suivant les besoins spécifiques d’un projet.
Trello fonctionne à l’aide de tableaux. Lors de l’élaboration d’un nouveau projet, on peut y ajouter du texte, des photos, des liens… Et ce contenu peut être partagé avec d’autres utilisateurs. C’est pratique lorsqu’on souhaite organiser un projet et mettre à disposition toutes les informations nécessaires pour tous les participants ayant accès à un tableau.
Via cette application, on peut gérer son temps et analyser la durée que l’on consacre pour effectuer une tâche. Lorsqu’on a un emploi du temps chargé, Hours permet d’avoir un certain recul sur le temps, et permet donc de mieux le gérer.
Cet outil donne la possibilité de programmer des publications sur différents réseaux sociaux. Il est également possible d’analyser ses résultats via des statistiques proposées par la plateforme.
Lorsqu’on a plusieurs travaux à faire, ClickUp permet d’organiser ses tâches en fonction de leur importance, des différentes deadline… En bref, mettre de l’ordre dans les tâches à effectuer en fonction des priorités.
Ces exemples font partis de milliers d’outils disponibles aujourd’hui. Pour cibler un besoin, de nombreux concepteurs ont développés différents outils afin de répondre à cette demande. Le tout est de trouver celui qui va réellement correspondre à la fonction pour lequel il sera assigné.
Il y a également la question des fonctionnalités, qui aide à faire plus facilement son choix. Même s’il existe différents outils pour répondre à un même besoin, ils ne le feront pas de la même manière. Certains outils sont plus intuitifs, plus complets, gratuit, payant… Il faut alors apprendre à bien les choisir.
Ces outils sont une vraie révolution…
Ces outils numériques sont un avantage indéniable. Ils permettent généralement d’optimiser son travail, d’obtenir des statistiques clés ou bien de faciliter la communication au sein de l’entreprise. C’est une réelle évolution dans le monde du travail, que ça soit pour les chefs d’entreprise ou les salariés.
Ils nous donnent une vision globale sur les objectifs à suivre, les marges d’évolution, facilite le dialogue… Il est donc difficile de voir les inconvénients de cette nouvelle manière de travailler. Et pourtant, il en existe bel et bien.
…à condition de les utiliser avec précaution
Afin que ces outils soit un minimum efficace, il est déjà nécessaire de savoir s’en servir. Donc lorsqu’un outil spécifique est utilisé par une entreprise, les salariés devront connaître son utilisation, et dans certains cas, éviter de faire des erreurs au risque d’engendrer des répercussions sur le travail déjà accompli.
De plus, comme pour toutes les choses qui facilite un temps soit peu la vie, la dépendance est généralement inévitable. Il est évidemment possible de trouver une alternative si besoin, mais dans ce cas-là, il faudra s’adapter à une nouvelle interface, et donc à de nouvelles fonctionnalités.
Un autre risque lié à la technologie en elle-même : la protection des données. Savons-nous réellement où se trouve toutes les informations ajoutées dans l’outil en question ? Savons-nous également si elles sont protégées ? Il est donc essentiel de penser à faire des sauvegardes et de se renseigner sur le sérieux de l’entreprise qui propose l’outil.
En voyant la praticité de ce nouveau mode de travail, on aurait tendance à vouloir tout automatiser. Mais il faut pourtant savoir rester perspicace et réfléchir aux réelles besoins de l’entreprise. Est-il nécessaire de payer tel abonnement pour obtenir tel outil ?
Toutes ces limites sont des pistes de réflexion pour étudier le rapport que l’on a avec certains outils. Même à titre personnel, on peut faire face à ce genre d’interrogations. Le tout est d’être conscient de ces risques et de faire des choix en fonction.
La technologie nous donne de nombreuses clés, à nous de savoir comment les utiliser.
Au final, que doit-on en penser ?
Même si ces outils nous promettent généralement des résultats miraculeux, il ne faut pas oublier qu’il s’agit simplement d’outils. Ils permettent de faciliter le travail, pas de le faire à notre place. De plus, il faut bien cibler ses besoins afin d’utiliser l’outil le plus adapté. Une fois que l’outil est choisi, il faut veiller à ce que chaque utilisateur puisse l’utiliser sans rencontrer une quelconque difficulté.
Pour autant, il faut s’assurer que l’outil en question ne pose pas de problèmes sur le long terme. Il faut penser à une solution de secours pour éviter d’y être trop dépendant.
Même si l’automatisation peut s’avérer très utile, il y a toujours besoin d’un suivi humain. Il ne faut pas négliger cet aspect au risque d’être exposé à de potentiels erreurs.